Connaissez-vous le Total Cost of Ownership ❓

Par Guy de CIBON

Le TCO c’est le Total Cost of Ownership

Le TCO, traduisez en français le coût total de possession 💰💲💰💲

Trop souvent lorsqu’une entreprise effectue un investissement, elle se limite à calculer le coût d’un bien lors de son achat sans regarder les coûts qu’il va générer au « cours de sa vie ».

Si on veut réellement comparer plusieurs investissements, se limiter au prix d’achat n’est pas assez précis, et cela peut même s’avérer dangereux pour les finances de l’entreprise.

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Prenons 3 exemples concrets

📌 Premier exemple : Lorsque je travaillais en audit financier, j’avais un client industriel, qui avait investi dans une nouvelle machine pour fabriquer ses produits. Jusque là tout allait bien.

Mais rapidement il a regretté cet investissement, qui pourtant avait représenté une somme très importante.

En effet cette machine était très régulièrement en panne et du coup il y avait 3 conséquences immédiates pour l’entreprise.

1️⃣ Le coût de réparation en urgence de cette machine.

2️⃣ L’arrêt de la production durant cette panne (pas de fabrication de ces produits, chômage technique de ses équipes…).

3️⃣ Le mécontentement de ses clients car ces pannes provoquaient immédiatement des retards dans la fabrication & donc des clients mécontents.

Dans ses calculs lors de l’investissement initial il n’avait clairement pas prévu cela…

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📌 2^ème exemple : j’avais un client dans le centre de la France qui fabriquait du mobilier, et qui avait décidé de faire développer, par un prestataire local, un outil pour la gestion de son entreprise (gestion de la fabrication, gestion des stocks…).

Pour sécuriser son business, il avait bien évidemment souscrit un contrat de maintenance et d’intervention en cas de bugs de cet outil, qui d’ailleurs était très efficace.

Mais malheureusement ce prestataire rencontra de graves difficultés financières et a dû déposer le bilan.

L’outil de gestion en question se retrouva donc quasiment du jour au lendemain sans maintenance possible, sans technicien qui puisse intervenir dès qu’il y avait le moindre problème.

Les conséquences furent graves pour cet industriel, car il s’est retrouvé rapidement avec un outil qui n’était plus optimum et sans sécurité pour son business.

Au bout de quelques temps il a alors pris alors l’option de tout changer et de se retourner vers un prestataire d’envergure national … ce qui a « légèrement modifié » le coût total de possession qu’il avait prévu

📌 3^ème exemple - qui n’a jamais râlé après l’achat d’un appareil électroménager :  

• il n’est pas aussi simple que cela à utiliser,

• finalement personne ne s’en sert car il est trop long à installer,

• pas de pièces de rechanges,

• durée de vie moins longue que prévue…

Et bien dans une entreprise c’est la même chose, SAUF que tous ces surcoûts doivent être anticipés au mieux, sinon cela risque d’être la douche froide, très froide

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Quand vous faites un investissement, PENSEZ à ces quelques questions ? la liste ici n’est pas exhaustive bien évidemment

✔️ Le fournisseur est-il à proximité ou pas de l’entreprise ?  (Décalage horaire afin d’échanger avec lui, coûts de livraisons, rapidité d’intervention du fournisseur…)

✔️ Cette machine correspond elle réellement à notre besoin ? (Afin de ne pas effectuer un investissement inutile, OU pas adapté OU qui ne correspondra plus à nos besoins très rapidement …) BREF pour des gros investissements a-t-on prévu un cahier des charges qui fixe un cadre (quoi, quand, à quel prix, avec qui…)

✔️ A-t-on prévu une phase de test avant le lancement de ce nouvel investissement ? (afin de voir si tout fonctionne bien et comme cela avait été annoncé, voir si tout le monde a bien compris son fonctionnement, repérer d’éventuels bugs ou paramétrages manquants, qualité de ce qui été fabriqué par exemple…)

✔️ A-t-on prévu d’impliquer les opérationnels tout au long de cet investissement, c’est-à-dire ceux qui vont l’utiliser… et bien évidemment d’obtenir leurs avis positifs ou pas

✔️ Au sein de notre entreprise, y-aura-t-il plusieurs personnes à savoir maîtriser cet investissement, l’entretenir au quotidien…

✔️ A-t-on pris des renseignements sur le caractère sérieux et professionnel du fournisseur (respect des conditions contractuelles, qualité de son travail, santé financière de l’entreprise…)

✔️ Quels seront les coûts & la durée d’installation de la machine par exemples : prix d’achat en devises ou pas, coûts de livraison, coûts d’installation : dépose de l’ancienne machine, pose de la nouvelle (prix & durée) + arrêts de l’activité éventuellement + …

✔️ Faut-il former l’équipe ou pas et si oui quel sera le coût ? et faut-il la former régulièrement ?

✔️ Le fournisseur est-il en position de monopole sur le marché ? ET/OU notre entreprise est-elle dépendante de ce fournisseur ? (A-t-on un pouvoir de négocier avec lui OU PAS, que se passe-t-il si ce fournisseur disparait ou arrête la fabrication de ce produit…)

✔️ Y a-t-il un contrat d’entretien + d’intervention et SI OUI à quelles conditions (prix, périodicité, délais d’intervention…)

✔️ La machine est-elle bien conforme à la réglementation en vigueur dans notre pays (réglementation actuelle et celle à venir et connue au jour de l’achat)

✔️ Pendant combien d’années est-on assuré d’avoir des pièces de rechange ? (D’ailleurs a-t-on prévu d’acheter par avance des pièces de rechanges stratégiques…)

✔️ Cette machine est-elle polluante OU pas ? si demain il faut la désinstaller, cela va-t-il coûter cher OU pas

✔️ etc.

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🟢 Le Total Cost of Ownership peut ainsi divisé en différentes phases (par exemple)

• Avant l’achat

  • Le besoin a-t-il correctement été défini

  • Implication des opérationnels dans toutes les phases est-elle bien prévue : avoir l’avis des utilisateurs, leurs retours lors de l’utilisation…

  • …

• L’achat :

  • Prix achat

  • Achats en devises

  • Informations prises sur le fournisseur

    • Proximité du fournisseur de l’entreprise

    • Santé financière du fournisseur

    • Sérieux du fournisseur

    • …

  • …

• La livraison

  • Frais de transports

  • Droits de douane

  • …

• L’installation / pose éventuelle

  • Coûts liés à la pose / dépose de l’ancienne machine par exemple

  • Paramétrage de la nouvelle machine par exemple

  • Formation des équipes

  • Gestion de la période transition entre l’ancienne machine et la nouvelle par exemple

  • Phase de tests…

• L’utilisation courante de l’investissement

  • Entretien régulier des investissements : coût, qui s’en occupe, quand…

  • L’achat de pièces de rechanges majeures, par mesure de sécurité, est-il envisagé…

  • Contrôles périodiques obligatoires …

  • Assurance du bien éventuellement

  • Formation périodique des équipes

  • Gestion des pannes éventuelles : coûts des pièces, disponibilités des pièces, coût de la réparation, délai d’intervention du fournisseur…

  • Gain de temps par rapport aux anciens investissements, idem pour la qualité des produits fabriqués

  • Trop forte dépendance à l’égard d’un fournisseur a-t-elle été réfléchie ?

  • Un crash test a-t-il été envisagé : conséquences en cas de panne d’une machine, d’une indisponibilité du fournisseur, du dépôt de bilan du fournisseur…

  • …

• La fin de vie de l’investissement : dépollution d’un site par exemple…

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Ne sous estimez pas cette démarche d’analyse et de calcul du coût total de possession

🟢 Dans le cadre d’une transmission / rachat d’une entreprise ce sont des points d’ailleurs qu’il ne faut pas négliger : imaginez que vous rachetiez une société et que vous n’ayez pas été informé(e) du coût de démantèlement du site de production par exemple… 😰

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Guy de CIBON

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Belle semaine.